Emaili është një mënyrë e zakonshme dhe e përshtatshme për të komunikuar me kompanitë, kolegët, punëdhënësit, të punësuarit, profesorë dhe të tjerë që kërkojnë komunikim formal. Gabim i vogël mund të lë një përshtypje negative. Ka disa mënyra që ju mund të përmirësoni dhe të rrisë mirësjelljes tuaj të postës elektronike.
Emaili është i rëndësishëm sepse automatikisht jep një vulë në kohën e sotme, ju nuk keni për të vënë këtë informacion në email nëse nuk doni të bëni kështu.
Filloni emalin me një përshëndetje. Sepse ju jeni duke synuar për një kontakt profesional, mendoni sikur të shkruani një letër. Bëjeni të thjeshtë me një hyrje të shpejtë “Përshëndetje.” në qoftë se ju e dini për kë shkruani pra emrin e personit kontaktues ,është e mirë për të përdorur formën profesionale pra emrin e marrësit (p.sh. Z., Znj, Profesor ose Dr).
Paraprakisht në paragrafin e parë duhet të cekët se kush jeni dhe pse jeni duke e dërguar këtë emali.
Ndërsa në paragrafin e dytë duhet të përmbajë informacionin që ju sigurojnë se jeni duke bërë kërkesë për çfarë jeni të interesuar. Dhe te përcillini një mesazh të duhur.
Nëse ka ndonjë skedarë të bashkëngjitni , përmend ato në email në mënyrë që marrësi të di për të kërkuar dhe për ta hapur dosjen. Gjithashtu, ju duhet ta vendosni emrin në skedarë e bashkangjitur në mënyrë që marrësi të di çfarë dokument është vetëm duke shikuar emrin e skedarit të bashkangjitur.
Të japë një deklaratë përmbyllëse. Filloni duke falënderuar marrës për kohën e tij apo të saj sepse është gjithmonë e rëndësishme, pa marrë parasysh sa i shkurtë apo i gjatë ka qenë emaili me të vërtetë. Të përmblidhet një lloj mesazhi i tillë si, “unë do t’ju kontaktoj sërish me informacione të mëtutjeshme,” ose “Unë pres një përgjigjeje nga ana juaja.” Në qoftë se një përgjigje është e nevojshme, dhe të jeni i sigurt për atë qe keni deklaruar në mënyrë që mesazhi juaj të ketë qen një informacion i duhur për pranuesin e emailit.
Nëse llogaria juaj është email profesional, ju duhet të keni një nënshkrim të duhur. Kjo automatikisht do të shtohet në fund të emailit. Ju duhet të përfshini emrin tuaj të plotë titullin profesional të punës dhe informatat kontaktuese. Në varësi të politikës, ju mund të shtoni një faqe të internetit të kompanisë apo faqe të mediave sociale.
